4.1 INVENTARIO ACTIVOS FIJOS
BiñetaControl de Activos Fijos
Cada cuenta general de activos será desglosada en fichas que indicarán el movimiento de la misma. Por ejemplo: Maquinaria. Esta cuenta se controlara abriendo una ficha por activo fijo. Si tenemos cien máquinas tendremos abiertas cien fichas, una para cada máquina.

Ejemplo: ActivosF
BiñetaDepreciación del Activo Fijo
Teniendo en cuenta el principio contable de "Aplicación en el Tiempo" el cual sostiene que los gastos e ingresos deberán reflejarse en el periodo al cual corresponden, la depreciación es un procedimiento de distribución y tiene por objeto distribuir las perdidas de valores de los activos sujetos a depreciación entre los período en los cuales se realicen estas perdidas.

Todos los bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste.

La operación por la cual se indica en los libros la denominaremos depreciación.

La depreciación se puede considerarla por dos causas diferentes:
1. Normales: Son las que se realizan como consecuencia de su uso funcional y tiempo.
2. Anormales o Eventuales: Son las que se verán precisados a realizar en forma eventual, como consecuencia de contingencias económicas u obsolescencia prematura de parte de los activos depreciables como consecuencia de adelantos técnicos o científicos no previstos.
BiñetaSistema de Depreciación
La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, tales como:

1. Sistema de línea recta
2. Suma de los dígitos de los años
3. Unidades de producción u horas de trabajo

Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación, a continuación se mencionara sólo uno de ellos por ser el de más uso común:

Sistema de línea recta

Se denomina línea recta, porque considera que las depreciaciones son continuas y sin variaciones, siendo su base principal el tiempo de vida útil calculada, sin tener presente si se uso mucho o poco.

Costo valor Residuo
-------------------------- = Cuota de Depreciación
La Vida útil estimada

El caso de no tener valor del residuo sería:

Costo del Bien a Depreciar
----------------------------------- = Cuota de Depredación
La Vida útil estimada

Al cierre del período, el valor neto de estos activos, reexpresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, el más apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Pueden exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales.

El valor de realización actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del período en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello seria inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del período utilizando indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales o, a falta de estos, por el PAAG correspondiente.

El avalúo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Presentará su monto discriminado por unidades o por grupos homogéneos.
2. Tratará de manera coherente los bienes de una misma clase y características.
3. Tendrá en cuenta los criterios utilizados por el ente económico para registrar adiciones, mejoras y reparaciones.
4. Indicará la vida útil remanente que se espera tenga el activo en condiciones normales de operación.
5. Segregará los bienes muebles reputados como inmuebles, mostrando su valor por separado.
BiñetaVentas de Activo Fijo o Dar de Baja un Activo fijo
Al comprar un Activo fijo, se le asigna, un número predeterminado de meses o años de vida útil probable para desarrollar la función para la cual fue adquirido. La empresa puede cambiarlo o venderlo antes o después de cumplirse dicho tiempo. Al efectuar esta operación puede ocurrir tres casos: El Valor Contable es igual al Valor Real

1. El Valor Contable es mayor que el Valor Real. 2. El Valor Contable es menor que el Valor Real.

Ventas por el valor contable

Para este tipo de venta los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Consiga la Ficha que controla el activo que se esta vendiendo.
2. En el caso que la depreciación no este al día, calcúlela desde la última fecha, hasta el día de su venta. Regístrela en su ficha y en los libros Generales (Diario y Mayor).
3. Halle el Valor Contable y compárelo con el Valor Real obtenido en la venta y comprobará si hubo o no las correspondientes pérdidas o ganancias por este concepto.
4. Cierre la cuenta de Depreciación Acumulada, correspondiente al activo que se esta vendiendo.
5. Dé salida, por su Valor Contable, al activo que se esta vendiendo. Si hubiese diferencia entre éste y el Valor Real, regístrela en la Cuenta de Pérdidas o Ganancias en Ventas de Activos Fijos.

Reemplazos de Activos Fijo
Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente de características más modernas y competitivas. Podemos entregar el viejo como parte de pago para adquirir el nuevo y contablemente lo registraremos de la misma forma como se explicó en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y con pérdida, la única variable sería que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dará entrada al nuevo Activo Fijo.
BiñetaMETODOLOGIA PARA UNA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

Procedimiento

1. Primer paso: Se nos entrega por parte de la empresa a la que se le prestara el servicio un archivo o una planilla de activos fijos contabilizados, con la siguiente información:

PLANILLA DE ACTIVOS FIJOS

1. Fecha:
2. Cuenta:
3. Nombre del Bien:
4. Código del Bien:
5. Ubicación:
6. Dependencia:
7. Comprado a:
8. Serial:
9. Modelo:
10. No Matricula:
11. No Factura de Compra:
12. Fecha Factura de Compra:
13. Tiempo Depreciación: Años o Meses:
14. Forma de pago:
15. Cuota Anual:
16. Cuota Mensual:
17. Costo de Origen:
18. Gasto de Importación:
19. Gastos Diversos
20. Costo Total:
21. Valor de Salvamento:
22. Valor a Depreciar:
23. Responsable del Activo:

2. Segundo paso: Se verifica que los activos fijos estén identificados físicamente, mediante código de barras o plaqueta que tenga un código que identifique el bien.

3. Tercer paso: Si los activos fijos no están identificados físicamente se debe de proceder a tomar la decisión de cómo se hará esta labor, mediante código de barras o mediante plaqueta metálica que tenga código que identifique el bien.

4. Cuarto paso: Se hace la toma física de cada activo fijo que existe en la locación, mediante planilla inventario de activos fijos y se coloca el código de barras o la plaqueta metálica a cada bien según la decisión que se tomo para marcar los activos fijos, con el fin de no hacer doble trabajo e identificar el bien para inventarios futuros.

5. Quinto paso: Al terminar de inventariar todos las activos fijos, se debe hacer una revisión general en toda la locación, para detectar que bienes no tienen el código de barras o la plaqueta de identificaron, para estar seguros que todo esta inventariado.

6. Sexto Paso: Se harán los comparativos de las planillas inventario activos fijos, contra la planilla que elaboro contabilidad en el primer paso, para detectar inconsistencias, faltante, daños, estado del bien, uso y responsable.

7. Séptimo Paso: Se verificara contra los libros contables el valor del activo, depreciación acumulada, ajustes por inflación.

8. Octavo Paso: Se informara de los ajustes a los que haya lugar al Contador para que los elabore con las autorizaciones respectivas.

9. Noveno Paso: Se auditara por parte de control interno de la empresa que se le presta el servicio, que se hayan elaborado correctamente los ajustes.

10. Décimo Paso: Se elaborara informe a la administración sobre los resultados obtenidos y se harán recomendaciones del manejo de los activos fijos.

Adjunto formato de planilla inventario activos fijos
Planilla ActivosF
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